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特殊载体档案管理办法

法律分析:1. 档案部门应按GB/T 18894—2002标准,对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案,在信息人员的协助下,进行检测与验收,确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性,以及移交的特殊载体档案安全、有效。

2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘,把经过鉴定符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上,按GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明,向档案部门移交。

3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T 15-95 和GB/T 18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明,向档案部门移交。

法律依据:《中华人民共和国档案法》 第十三条 直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料,应当纳入归档范围:

(一)反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的;

(二)反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动,以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的;

(三)反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的;

(四)反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的;

(五)法律、行政法规规定应当归档的。

非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。

企业档案管理有哪些制度

企业档案管理制度
企业应根据档案工作各环节需要,制定相关制度,是企业管理性制度体系的重要组成部分。包括一般性制度——档案管理制度
专项制度——档案工作岗位责任制
档案收集归档、鉴定、利用等制度。执行中,档案管理制度是企业全体员工共同遵守的,文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理等制度需要相关部门配合档案部门贯彻实施;档案岗位制、档案保管等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。
(1)文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。
(2)档案库房管理制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件,特殊载体档案保管方式,档案进、出库房要求;对受损档案的处置原则和要求。
(3)保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。
(4)利用制度应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审批手续,提出接待查(借)档案的要求。
(5)移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。
(6)电子文件管理制度应对企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。
(7)鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。

档案管理制度

档案管理制度是为了保证公司文件的完整

便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作

维护文件档案的完整和安全

制定本制度

一、公司设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求,并逐步实现电子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。
四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司分管领导批准,外单位人员要查阅、复印公司档案,必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后,方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案,公司档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

档案管理制度

档案管理亦称档案工作,是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水׏p>

企业档案管理有哪些制度?

一、档案管理
(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档,确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理
(一)归档范围
1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数,均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复,分类一起排列,不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文,放在请示年立卷;跨年度的规划,归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在所针对的最后一年立卷,跨年度的会议文件,归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表,根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管,月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
(一)借阅档案需按规定办理借阅手续,在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁,并应及时归还。
(二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经财务负责人同意方可办理。